Gastregistratie in Spanje, eenvoudiger gemaakt.

Het proces brengt verblijfsgegevens, identiteitscontrole en melding aan de bevoegde instantie samen. Elke reiziger heeft een eigen dossier. Een ingevuld formulier, een gecontroleerde identiteit en een geaccepteerde melding zijn drie afzonderlijke stappen.

De dienst ondersteunt professioneel geëxploiteerde toeristische woningen in Andalusië. De locatie en het type accommodatie bepalen de regels, niet de nationaliteit van de gasten. Internationale adressen en toepasselijke identiteitsdocumenten worden ondersteund; de formulieren zijn in het Spaans en Engels. Andere regio’s vragen om afzonderlijke validatie.

De eigenaar of beheerder maakt de boeking aan met verblijfsdatums, hoofdcontact en groepsgrootte. De hoofdgast krijgt een persoonlijke uitnodiging per e-mail. Verzending betekent niet dat het formulier is ingevuld of dat de instantie de melding heeft geaccepteerd.

De hoofdgast deelt met elke volwassene een persoonlijke link. Iedereen controleert en ondertekent het eigen formulier. De hoofdgast ziet de voortgang van de groep, zonder documentnummers, adressen of volledige identiteitsgegevens van andere volwassenen. Houd de links privé.

Kinderen tellen mee in de groep. Een verantwoordelijke volwassene vult de gegevens in voor kinderen jonger dan 14 jaar; waar vereist wordt de relatie of verantwoordelijkheid vastgelegd. Verzin geen documentnummer. Leeftijds-, document- en ondertekeningsregels worden afzonderlijk toegepast.

Alleen toepasselijke gegevens: identiteit, geboorte, nationaliteit, relevant document, woonadres, noodzakelijk contact en zo nodig verantwoordelijkheid voor een minderjarige. Er worden geen paspoortkopieën, scans of selfies gevraagd. Accommodatiegegevens komen uit de instellingen; vereiste betaalgegevens horen bij de boeking.

Een bevoegde persoon vergelijkt de gast en de opgegeven gegevens ter plaatse met het getoonde document, zonder een foto of kopie te bewaren. Een handtekening, link of sleutelkluiscode volstaat op zichzelf niet. Spreek bij zelfstandig inchecken een passend proces af met de beheerder; de AEPD beschrijft ook mogelijkheden voor authenticatie op afstand.

De weergave onderscheidt ontbrekende formulieren, ingevulde verklaringen, openstaande identiteitscontroles, daadwerkelijke aankomst en meldingsresultaten. Identiteitsgegevens zijn alleen toegankelijk voor bevoegde medewerkers met een registratiedoel. Voltooide formulieren betekenen niet dat alle meldingen zijn geaccepteerd.

Nee. HolidayHomeOS beheert de verbinding. Je geeft de registratiegegevens van je accommodatie door en houdt ze actueel.

De wettelijke naam, het belastingnummer, adres en contact van de exploitant; daarnaast het accommodatieadres, gemeente, postcode, regio, type, kamers, geregistreerde capaciteit, internettoegang, kadastrale referentie en toeristische registratie. Je kunt een concept bewaren. Wijzigingen vragen om een nieuwe bevestiging; die vervangt de officiële koppeling van de accommodatie niet.

Nee. De kadastrale referentie, toeristische registratie en SES-accommodatiecode identificeren verschillende registraties. Bij de eerste inrichting in Andalusië is een kadastrale referentie van 20 tekens vereist. HolidayHomeOS controleert de SES-koppeling van elke accommodatie afzonderlijk.

De toepasselijke meldingen moeten zonder uitstel en uiterlijk binnen 24 uur na de betreffende boeking, annulering of start van de dienstverlening worden gedaan. Boeking en daadwerkelijke aankomst zijn aparte gebeurtenissen. Een ontvangstbevestiging of batchreferentie betekent niet dat elke melding is geaccepteerd. Controleer het eindresultaat per melding.

Controleer of er correcties nodig zijn, de melding is afgewezen of de uitkomst onbekend is. Controleer na een time-out eerst de uitkomst voordat je opnieuw verstuurt. Corrigeer geaccepteerde meldingen via de officiële procedure. Een storing verlengt de termijn niet automatisch; volg het meldingsproces of de afgesproken handmatige route.

Dossiers van volwassenen blijven gescheiden. Toegang is beperkt per boeking en accommodatie; gevoelige toegang wordt vastgelegd. Geen identiteitsfoto’s of gebruik voor marketing. De privacyverklaring moet de verantwoordelijke organisatie, het doel, de ontvangende instantie, bewaartermijnen en het contact voor privacyrechten vermelden.

Professionele exploitanten bewaren het Spaanse register drie jaar na afloop van de dienstverlening. Technische gegevens, verlopen links en concepten hebben eigen doelen en termijnen. Verwijderverzoeken worden getoetst aan wettelijke verplichtingen; onmiddellijke verwijdering van alle dossiers kan niet worden beloofd.